Có khi nào bạn bị dí vào mặt 1 cuộc họp mà nội dung của nó bạn hoàn toàn chưa biết, thời gian dự kiến hoàn toàn chưa hay hay chưa? Và tệ hơn nữa, sau khi buổi họp kết thúc chúng ta cũng “quên” luôn cả mục đích của nó không :v
Họp hành là 1 việc chiếm khá nhiều thời gian của chúng ta: họp buổi sáng, họp buổi chiều, họp giao ban, họp hàng tháng, họp hàng quý … Nhưng đáng tiếc, cũng giống như chuyện viết mail, trong trường chả ai dạy chúng ta chuyện tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả cả. Thật là, những thứ thừa thì vẫn thừa, những thứ thiếu thì vẫn thiếu.
Dưới đây là 1 số bước tổ chức cuộc họp sao cho tốt và hiệu quả
1. Chuẩn bị kỹ càng nội dung cuộc họp
Chuẩn bị tốt nghĩa là đã thắng 1 nửa cuộc chiến
Câu này đúng cho cả những cuộc họp. Trước khi họp bạn nên
- Gửi mail trước cho mọi người
- Trong mail trình bày rõ lý do cuộc họp, giải pháp bạn đang có, mong muốn của bạn sau cuộc họp
- Hẹn trước thời gian với người tham gia
Điều này giúp cắt giảm thời gian lãng phí khi người ta tham gia cuộc họp mà không hiểu trước về nó. Đồng thời, nó còn thể hiện sự tôn trọng với người tham gia. Đâu phải ai cũng rảnh để tham gia cuộc họp của bạn bất kỳ lúc nào?
Ngược lại, nếu bạn bị bắt phải tham gia 1 cuộc họp mà không hiểu nó để làm gì thì hãy mạnh dạn hỏi người tổ chức. Thậm chí bạn nên cân nhắc từ chối nó nếu thấy quá lãng phí và không cần thiết.
2. Cân nhắc kỹ danh sách người tham gia
Đừng để người không liên quan tham gia cuộc họp, cũng đừng để sót người có liên quan. Tốt nhất danh sách người tham gia cuộc họp nên ngắn nhất có thể để tránh lãng phí, cũng là để tránh thông tin bị leak ra ngoài
3. Ra kết luận
Cái dở nhất của 1 cuộc họp là họp xong mà … không ai biết nó giải quyết được việc gì. Có thể là do chưa có phương án tối ưu, hoặc chỉ đơn giản vì hết thời gian. Vì thế, bạn hãy tâm niệm: họp là phải có kết luận. Nếu họp xong mà chưa ra được kết quả như mong muốn thì vẫn phải có kết luận, kiểu như phương án tạm thời là blah blah, hẹn lần tới họp xử lý triệt để.
4. Ghi chép đầy đủ nội dung cuộc họp
Anh nhớ là lần trước họp mình đã chốt là phương án A
Không, em nhớ phải là phương án B mới đúng
Điều này đặc biệt có ý nghĩa khi bạn họp với khách hàng. Có 1 công thức đơn giản đang truyền … mồm ở team: Mồm + Mồm = 0. Những gì được trao đổi trong cuộc họp nếu không được ghi chép lại thì có thể coi là không có gì. Cuộc họp chưa bao giờ diễn ra. Vì chỉ cần 1 tuần sau thôi là mọi người, mỗi người sẽ nhớ về cuộc họp 1 kiểu.
Hãy cử ra 1 người ghi chép đầy đủ nội dung cuộc họp, sau đó gửi lại cho tất cả những người tham gia nội dung ấy. Đây là 1 điều bắt buộc.
5. Cố gắng không tổ chức cuộc họp, hết sức có thể
1 cuộc mua sắm thành công là khi bạn không mua thứ gì về nhà
Nghe như câu thần chú khi đi mua sắm của chị em ở trên nhỉ. Chính xác là như thế. Họp hành cũng giống như mua sắm, đều là thứ gây lãng phí vô cùng. Một cuộc họp trung bình kéo dài 30′, nếu số người tham gia là 5 người thì bạn đã lãng phí 5×30 = 150′ cuộc đời. Ngoài ra cuộc họp còn làm đình trệ các công việc khác nữa.
Vậy làm cách nào để không phải tổ chức 1 cuộc họp? Hãy dùng những cách khác như trao đổi riêng, chat, mail…
6. Nếu vẫn không tránh được việc họp
thì hãy làm ngắn nó đi.
Trừ trường hợp đặc biệt, còn không hãy cố gắng tạo 1 timebox cho cuộc họp. Quá thì cắt. Lần đầu có thể khó nhưng lần sau mọi người sẽ quen và dần chấp nhận.
COMMENTS