RELIPA mới thành lập pháp nhân bên Nhật từ tháng 8/2018, thành ra bản thân mình vừa làm CEO, vừa kiêm luôn admin, phụ trách luôn các việc như gửi hợp đồng, tài liệu cho khách hàng. Với một người lười như mình, thì việc phải viết tay địa chỉ Nhật bằng hán tự (漢字) là một cực hình, và tốn thời gian không cần thiết. Trong bài viết này, mình sẽ giới thiệu cách sử dụng giấy in dán nhãn để tiết kiệm được thời gian, cũng như tránh sai sót không cần thiết khi viết tay.
1. Giấy in dán nhãn là gì?
Giấy in dán nhãn, tiếng Nhật gọi là ラベルシート (label sheet), là loại giấy chuyên phục vụ việc dán nhãn, dùng như giấy in thông thường, có thêm tính năng bóc ra và dán. Giấy in dán nhãn có nhiều loại và kích thước khác nhau, trong nội dung bài viết này, mình giới thiệu loại label sheet khổ A4, chia thành nhiều ô, mỗi một ô sẽ là một label. Loại giấy này bán phổ biến trên amazon, mọi người có thể tham khảo tại link. Ảnh minh hoạ bên dưới (bên trái) là label sheet với 24 ô, mỗi ô có kích thước 70mm x 33.9mm, bên phải là kết quả sau khi in, trong đó có 2 ô đã được bóc ra và sử dụng.
Ảnh 1. Label sheet 24 ô và nội dung in thực tế.
2. Thiết kế nội dung và in
Sau khi mua loại giấy in ở trên, bước tiếp theo là thiết kế nội dung sao cho nội dung in ra được nằm gọn gàng trong từng ô như ảnh 1. Thật là may mắn là hãng sản xuất giấy in dán nhãn cũng cung cấp phần mềm thiết kế nội dung luôn. Phần mềm có thể download tại trang chủ của hãng.
Phần mềm này cho phép thiết kế nội dung của từng ô, cũng như cho phép chỉ định in từng ô hoặc in tất cả các ô. Loại giấy mình giới thiệu ở mục 1, có mã giấy là EDT-TM24 T14, mã này sẽ được sử dụng khi chọn loại giấy cần thiết kế. Bạn đọc có thể xem ảnh bên dưới để có hình dung rõ ràng hơn.
Ảnh 2. Nhập mã giấy, và chọn item tương ứng với loại giấy cần thiết kế.
Ảnh 3. Chỉnh sửa nội dung của một ô
Ảnh 4. In toàn bộ các ô hoặc chọn in từng ô
Sau khi thiết kế xong nội dung, bước tiếp theo là đặt giấy in sao cho đúng chiều, đảm bảo nội dung in ra nằm trọn vẹn trong khung, và bước cuối cùng chỉ đơn giản là bóc nhãn ra và dính vào phong bì. Để tiết kiệm thời gian hơn nữa, có thể thiết kế mỗi một hàng là thông tin một khách hàng, label sheet kích thước 3 x 8 có thể sử dụng cho 8 khách hàng.
Ảnh 5. Hướng dẫn đặt giấy in và dán nhãn
3. Có thể bạn chưa biết (extra-bonus cho bạn đọc)
Phần extra-bonus này, tuy có ngoài chủ đề bài viết, nhưng mình tranh thủ giới thiệu thêm, hi vọng sẽ giúp bạn đọc tiết kiệm được nhiều thời gian không cần thiết, cũng như trang bị thêm kiến thức khi làm việc với đối tác Nhật.
3.1 Sử dụng con dấu
Ngoài cách sử dụng label sheet ở trên, mình thấy một số công ty đối tác có con dấu dành riêng cho việc đóng dấu tên công ty kèm địa chỉ công ty. Việc sử dụng con dấu còn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, nhưng có nhược điểm là phải thay đổi con dấu khi công ty chuyển văn phòng và vẫn mất thời gian cho việc viết tay địa chỉ công ty khách hàng.
3.2 Sử dụng giấy dán gáy hợp đồng
Hợp đồng làm với đối tác Nhật thì không dập ghim và đóng dấu giáp lai theo phong cách Việt Nam, mà sử dụng một loại giấy dán gáy hợp đồng gọi là 製本テープ (Seihon tape) để dán lại, sau đó đóng dấu sao cho 1/2 con dấu nằm trên giấy dán, 1/2 con dấu còn lại nằm trên hợp đồng. Các hợp đồng của công ty mình với khách hàng tính tới thời điểm hiện tại, chưa hợp đồng nào dài quá 20 trang giấy, nên mình sử dụng loại giấy dán cắt sẵn, có thể dễ dàng mua trên Amazon. Anh em bạn bè nào mới mở công ty, chưa biết tới sự tồn tại của loại giấy dán này thì có thể mua về tặng đội back-office ở nhà.
Ảnh 6. Dán gáy và đóng dấu hợp đồng.