Các bạn làm tại công ty Nhật, hoặc làm với đối tác Nhật, chắc không xa lạ gì với câu cửa miệng 「お世話になります」 hay 「お世話になっております」. Bản thân mình cũng hay dùng hai câu này theo thói quen, nhiều khi tự hỏi hai câu này khác gì nhau, và dùng trong hoàn cảnh nào nhưng cũng vì lười mà chưa tìm hiểu kỹ về cách dùng. Ví dụ, trong lần đầu gặp mặt, nếu nói 「お世話になります」thì có vấn đề gì không, dùng thế nào thì đúng? Nhân dịp cuối năm, xin mạn đàm về chủ đề này, mong nhận được góp ý của anh em, bạn bè.
1. Ý nghĩa của 「お世話になります」
「お世話になります」là thể lịch sự của 「お世話になる」 , dùng thể hiện trong trường hợp bản thân nhận được ơn huệ, sự giúp đỡ từ người khác. Trong kinh doanh, 「お世話になります」thường được sử dụng để thể hiện sự biết ơn khi hai bên có mối quan hệ làm ăn với nhau.
2. 「お世話になります」dùng trong hoàn cảnh nào?
Như đã nói ở mục 1, 「お世話になります」 dùng khi bản thân nhận được ơn huệ và sự giúp đỡ từ đối phương, nên sẽ phù hợp dùng khi hai bên đã phát sinh những trao đổi qua lại với nhau. Mẫu câu này có thể áp dụng khi gặp mặt trực tiếp, gọi điện thoại hoặc trao đổi qua email. Vì thế, trong trường hợp lần đầu gặp mặt hoặc khi hai bên chưa phát sinh trao đổi hoặc giao dịch lần nào, việc dùng 「お世話になります」 sẽ bị coi là những lời nó sáo rỗng, không thật lòng. Lần đầu gặp mặt, thay vì dùng 「お世話になります」có thể dùng 「初めまして」, lần đầu trao đổi qua email hoặc gọi điện có thể dùng 「突然のご連絡失礼いたします」. Đặc biệt, trong trường hợp lần đầu tiếp cận qua điện thoại, sử dụng 「ちょっとお伺いしますが」sẽ tăng tỉ lệ được khách hàng lắng nghe và tiếp tục câu chuyện.
Ngoài ra, khi giữa hai công ty đã và đang có trao đổi làm ăn với nhau mà người phụ trách thay đổi, trường hợp này, cho dù gặp lần đầu đi nữa thì vẫn có thể dùng 「お世話になります」. Mẫu câu này còn có thể sử dụng để thể hiện sự biết ơn khi từ nay về sau, hai bên sẽ bắt đầu giao dịch, nhận được sự giúp đỡ của đối phương (hiện tại hai bên chưa giao dịch, nhưng thể hiện sự kỳ vọng sự hợp tác trong tương lai).
Lấy lịch hẹn qua điện thoại
Đọc tới đây, chắc bạn đọc sẽ có câu hỏi như dưới đây:
Hỏi: Trường hợp khách hàng mail trước, khi đó mình mail lại dùng 「お世話になります」có được không? Vì khi đó, đã coi là phát sinh trao đổi rồi?
Trả lời: Do khách hàng mail trước, nên khi mail trả lời lại dùng 「お世話になります」cũng không sao cả, nhưng thực tế khi đó hai bên cũng chỉ phát sinh trao đổi lần đầu, cũng chưa gọi là có sự giúp đỡ, hay ơn huệ gì. Trường hợp này, mình nghĩ mail lại 「ご連絡ありがとうございます」là đủ lịch sự.
3. 「お世話になります」và 「お世話になっております」khác nhau như thế nào?
「お世話になっております」là thể 「〜している」(thể tiếp diễn) của 「お世話になります」. Do vậy, nó được sử dụng trong những mối quan hệ vẫn đang diễn ra, nói cách khác, là nên dùng cho những đối tác đang giao việc liên tục cho công ty.
Để thể hiện lòng biết ơn một cách trân trọng hơn nữa、「お世話になっております」thường được đính kèm thêm 「いつも」hoặc「大変」hoặc「平素より」để trở thành:
・いつもお世話になっております。
・「大変お世話になっております」
・「平素よりお世話になっております」
Hỏi: 「お世話になっております」là thể tiếp diễn. Vậy khi nào không nên dùng tiếp diễn? Vì nếu hai bên đang trao đổi với nhau thì mối quan hệ đương nhiên là đang diễn ra.
Trả lời: Ranh giới giữa việc sử dụng 「お世話になります」và 「お世話になっております」thực ra khá mập mờ. Từ phía cá nhân mình, nếu trao đổi với đối tác mà hai bên chưa từng đi ăn với nhau, hoặc chưa từng giao việc cho mình, thì mình thường dùng 「お世話になります」. Nếu hai bên đã từng đi ăn với nhau, hoặc đang order việc cho mình rồi, thì mình thường dùng 「いつもお世話になっております」.
4. Một số cách dùng thay thế
「お世話になります」「お世話になっております」là mẫu câu hết sức thuận tiện, thường được dùng ở đầu email. Nhưng việc lạm dụng mẫu câu này, đặc biệt là trong những thread mail hai bên đang trao đổi qua lại nhiều lần, sẽ đem lại cảm giác nặng nề và đôi lúc hơi bối rối. Một số cách dùng dưới đây, sẽ đem lại cảm giác nhẹ nhàng và phù hợp hơn:
・Trường hợp khách hàng reply mail:
（連絡に返信が来た場合）「ご返信いただきありがとうございます。」
・Trường hợp lâu ngày không liên lạc
・（久しぶりに連絡する場合）「大変ご無沙汰しております。」
・Trường hợp muốn thể hiện lời cám ơn một việc cụ thể
（具体的にお礼を伝える場合）「先日は〇〇の件で、大変お世話になりました。」
5. Kết luận
「お世話になります」「お世話になっております」tưởng chừng như mẫu câu mặc định trong khi trao đổi với khách hàng Nhật, nhưng tuỳ vào hoàn cảnh mà dẫn tới sử dụng hoàn toàn khác nhau. Thêm nữa, tránh lạm dụng mẫu câu này bằng cách sử dụng linh hoạt các mẫu câu thay thế, cũng sẽ đem lại sự nhẹ nhàng, mượt mà trong giao tiếp với đối tác.
Tài liệu tham khảo:
1. https://gakumado.mynavi.jp/freshers/articles/44307
2. https://www.alc.co.jp/jpn/article/faq/03/35.html
3. トップセールスが絶対言わない営業の言葉