Chắc không ít người đọc bài viết này chỉ vì cái tiêu đề “có vẻ thú vị”, nhưng xin lỗi các bạn đã chót lỡ đọc vì bài viết này không liên quan mấy đến “phim người lớn” cả, mình chỉ đật tên như vậy để câu view thôi!
Mục đích chính của bài viết là mình muốn chia sẻ một số mẹo NHỎ về cách quản lý tài liệu mình học mót được khi tham gia một dự án phát triển phần mềm ở Nhật Bản. Cụ thể hơn là về cách đặt tên thư mục chứa tài liệu dự án khi làm việc nhóm sao cho việc quản lý và tìm kiếm tài liệu được nhanh và thuận lợi nhất.
I. Giới thiệu
Tại sao lại phải chú ý đến cách đặt tên thư mục?
- Dân văn phòng nói chung và dân quản lý dự án IT nói riêng chắc hẳn ai cũng đã từng phải quản lý các file tài liệu dự án theo các thư mục. Chuyện sẽ chẳng có gì đáng để nói nếu bạn làm việc độc lập và dự án của bạn chỉ có một lượng tài liệu khiêm tốn.
- Cho tới một ngày khi bạn có cơ hội tham gia vào những dự án lớn, nơi mà hàng trăm thành viên từ các team khác nhau cùng tham gia phát triển dự án, và tài liệu được thêm mới, cập nhật liên tục trên một kho tài liệu chung.
- Vấn đề sẽ phát sinh khi các bạn là người mới tham gia vào dự án, bạn không biết chính xác tên file muốn tìm mà dự án đấy lại toàn tài liệu bằng tiếng Nhật. Yêu cầu bảo mật của dự án khiến bạn không thể sử dụng các công cụ quản lý chia sẻ file online như Google Drive mà phải dùng những tool quản lý file từ thời chiến của khách hàng, với những chức năng tối thiểu và giao diện của nó toàn chữ là chữ, mà lại còn toàn chữ hán nữa.
Lúc này các bạn có thể mất cả ngày để tìm được chính xác file mình mong muốn, hoặc bạn có thể cảm thấy khó chịu khi bạn mất 5 phút mà không tìm ra được cái file mà mình up lên hôm qua vì nó đã bị lẫn vào vô số những file khác do các team khác up lên. Những khó chịu nhỏ nhặt này được dồn nén qua nhiều ngày có thể dẫn đến những hành động mất kiểm soát 😀
II. Các mẹo nhỏ trong cách đặt tên thư mục, file
1. Đặt tên kèm chữ số ở trước tên thư mục.
Vấn đề
- Thứ tự sắp xếp các thư mục tài liệu bị thay đổi khi thêm mới hoặc đổi tên thư mục, điều này dẫn tới việc khó có thể ngay lập tức nhận ra thư mục mình muốn tìm.
- Các thư mục không sắp xếp đúng theo thứ tự các pha phát triển phần mềm.
Lợi ích khi đặt tên kèm chữ số ở trước tên thư mục
- Thứ tự tương đối của các thư mục sẽ không bị thay đổi nhiều khi thêm, sửa tên thư mục. Các bạn có thể gần như ngay lập tức định vị được thư mục muốn tìm trong một danh sách dài các thư mục hiện có.
- Bố cục thư mục đẹp, có thứ tự theo các pha phát triển sản phẩm, khi giao nộp document cho khách hàng cũng có thêm phần thiện cảm.
Như các bạn thấy hình trên, sau khi đã thêm các chữ số vào tên thư mục thì các thư mục sẽ được sắp xếp một cách tương đối với nhau theo kiểu tài liệu phân tích yêu cầu (Requirement) sẽ luôn ở phần trên, những ghi chú (Note) sẽ luôn ở cuối cùng . Sau này dù có ai thêm, sửa các thư mục (mà vẫn giữ đúng quy chuẩn) thì bạn vẫn có thể dễ dàng định vị ngay lập tức folder bạn muốn tìm kiếm.
! Tip
Nên thêm các số có khoảng cách 10 đơn vị giống như hình trên, để phòng trường hợp khi bạn muốn thêm một folder nào đó có liên quan tới những thư mục có sẵn thì các bạn có thể chèn thư mục vào vị trí gần với thư mục gốc như thư mục số 80, 81, 82 ở trong hình
2. Đặt tên kèm ký hiệu ở trước tên tài liệu
Vấn đề
- Khi bạn được nhờ review một lượng tài liệu lớn mà bạn không thể hoàn thành trong 1 ngày, bạn sẽ phải ghi lại những tài liệu nào đã review, tài liệu nào chưa review, tài liệu nào cần xem lại sau khi sửa … Như vậy là lại thêm một loại tài liệu cần quản lý, càng nhiều tài liệu cần quản lý càng khó quản lý.
- Người nhờ bạn review cũng không biết được là bạn đã review tài liệu nào để anh ta tiếp tục sửa chữa tài liệu đó, tránh mất thời gian.
Lợi ích của việc đặt tên kèm ký hiệu trước tên tài liệu
- Thể hiện, quản lý thông tin về các tài liệu một cách trực quan và cập nhật tình trạng tài liệu liên tục.
- Không cần phải dành thêm công sức cho việc nhớ hoặc quản lý trạng thái của các tài liệu.
Như trên hình các bạn có thể thấy các file tài liệu được thêm các ký hiệu □ ■ ✔︎ tương ứng các trạng thái hiện chưa được review, đã được review, đã được sửa và chấp nhận . Người review cũng như người được nhờ review đều có thể biết được trạng thái của các tài liệu để tiến hành công việc mà không cần hỏi đi hỏi lại về chúng, tránh mất thời gian và tăng hiệu suất công việc.
! Tip
Nên đặt thêm 1 file rỗng với tên quy định về các ký hiệu tương ứng với các trạng thái tài liệu như hình ví dụ (file trên cùng). Việc này sẽ giúp các thành viên khác trong team thống nhất về quy định cách thêm các ký tự.
3. Tạo thói quen backup cho các loại tài liệu hay thay đổi
Vấn đề
- Đôi khi yêu cầu của dự án sẽ bắt các bạn cập nhật liên tục một loại tài liệu nào đó theo từng khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như trong pha thiết kế, bạn sẽ phải cập nhật liên tục tài liệu thiết kế mỗi khi được khách hàng review. Thường thì khi nhận được review, bạn sẽ sửa trực tiếp vào tài liệu lưu trên máy, bỗng có một ngày khách hàng đổi ý muốn quay lại thiết kế cho 1 tính năng nào đó mà 10 ngày trước bạn ghi trong tài liệu cho khách. Nhưng trong 10 ngày đó bạn đã sửa rất nhiều chi tiết trong thiết kế, bạn không thể nhớ được bạn đã sửa những gì để quay lại cũng như để xác nhận với khách hàng về việc thay đổi này.
- Như đã nói ở trên bạn đang quản lý tài liệu chung với rất nhiều thành viên khác trong dự án và đang dùng công cụ từ thời chiến của khách hàng nên bạn không thể áp dụng những công cụ quản lý phiên bản như Git trên loạt tài liệu này (và không phải ai cũng biết dùng git)
Lợi ích của thói quen backup tài liệu
- Có tài liệu để bản thân cũng như khách hàng có thể đối chiếu khi muốn quay lại các phiên bản cũ.
- Việc backup tài liệu cũng là một dấu hiệu để cho khách hàng biết bạn đang làm việc. Nếu bạn dùng chung kho quản lý tài liệu với khách hàng thì dấu hiệu này sẽ được đánh giá rất cao.
!Tip
Trong hình mình có tạo thêm 1 thư mục
oldchứa các tài liệu backup có đính kèm thêm ngày tháng backup ở cuối tài liệu. Ngoài thư mục chính chỉ để 1 tài liệu duy nhất chứa phiên bản mới nhất của tài liệu.
III. Kết
Nhiều bạn đọc xong có thể thấy những cách làm trong bài này cực kỳ THỦ CÔNG, thế giới hiện nay đã phát triển nhiều ứng dụng giúp bạn quản lý công việc một cách dễ dàng hơn, tội gì phải thủ công như thế. Đúng! Nhưng đôi khi hoàn cảnh bắt buộc bạn phải chơi theo kiểu thủ công như thế, nhất là với những khách hàng khó tính và thích đồ cổ như khách hàng Nhật.
Những tip trong bài viết tuy nhỏ nhưng để làm nó hàng ngày và kéo dài tới hết dự án đòi hỏi thời gian và một sự kiên nhẫn khá lớn. Nhưng bù lại các hoạt động làm việc nhóm sẽ được thuận lợi và dễ dàng hơn.