Bài viết này mình dành tặng cho các bạn sinh viên và 1 số bạn mới đi làm. Trong quá trình sàng lọc email để phỏng vấn, mình gặp rất nhiều email lỗi nên muốn viết 1 bài hướng dẫn cách viết mail chuyên nghiệp. Ngày xưa mình cũng vậy thôi, coi email như 1 công cụ chat nên viết mail cũng lủng củng lắm.
Email khác gì với các công cụ khác?
Trước hết mình muốn xác định rõ mục đích của việc dùng email. Hiện tại mọi người đang có rất nhiều công cụ trong tay như: Slack, Skype, Messenger, Line… Chủ yếu chia ra làm 2 loại: Instant Message, và Non-instant Message. Email thuộc loại thứ 2.
Nếu như loại thứ 1 chủ yếu dùng để trao đổi thông tin tức thời, thì loại thứ 2 ngoài mục đích trao đổi thông tin thì còn dùng để lưu trữ thông tin. Vì thế nội dung email thường cô đọng, chứa nhiều thông tin hơn so với loại 1.
Khi nào thì dùng email?
Thường dùng trong giao tiếp công việc, ở các quyết định mang tính quan trọng hơn mức thông thường như hợp đồng, thông báo của tổ chức…. Hoặc khi bạn muốn lưu lại các thông tin trao đổi mang tính chất quan trọng. Vì thế, không nên coi email như các công cụ IM khác mà nên coi như 1 bức thư tay: cần có thưa gửi đàng hoàng.
Bố cục 1 email
Email gồm 3 phần chính
- To: Địa chỉ người nhận
- Subject: Tiêu đề email
- Nội dung email
- Chào hỏi
- Nội dung trao đổi
- Lời chào cuối email
- Chữ ký
Cách viết mail chuyên nghiệp
Chú ý địa chỉ email của bạn
boydepzai_ditangai@gmail…., gaixinh_thich1minh@yahoo… bạn không nên dùng những email này, ít nhất là cho mục đích công việc. Nên dùng địa chỉ email ghép thành từ tên của bạn, có thể kèm số.
Viết tiêu đề trước, địa chỉ người nhận sau
Tiêu đề nên ngắn gọn súc tích, tránh dài dòng nhưng phải rõ ràng. Lý tưởng nhất là để người đọc chỉ cần nhìn tiêu đề là biết nội dung email. Ví dụ
- PHP Full time – Nguyễn Văn A –> Tiêu đề email cho việc ứng tuyển vị trí PHP Full time của ứng viên Nguyễn Văn A
- [WORK OFF] Xin nghỉ phép sáng ngày 28/2/2018 –> Tiêu đề email cho việc xin nghỉ phép sáng ngày 28/2/2018. Vì dùng trong nội bộ công ty nên có thể không cần kèm tên. Tiêu đề này có kèm tiền tố dùng trong nội bộ
Trừ phi bạn tự tin không nhấn nhầm nút gửi, thì bạn nên viết địa chỉ người nhận sau. Địa chỉ người nhận phải được viết chính xác những ai có liên quan, không gửi cho những người không cần biết
- Phần To: người mà bạn muốn gửi
- Phần CC: có thể là người liên quan, hoặc 1 mail group những người có liên quan
Tuyệt đối tránh gửi email cho cả công ty vì như thế là cực kỳ SPAM.
Nội dung email
- Bắt đầu bằng 1 câu chào hỏi như: Dear XXX/Chào bạn XXX
- Phần nội dung chính nên tách ra thành 1 đoạn riêng
- Lời chào cuối email, có thể là: Chúc 1 ngày vui vẻ/Cám ơn
- Chữ ký: nên kèm chữ ký để giới thiệu về bản thân nhiều hơn. Tránh chữ ký màu mè gây phản cảm
Những chú ý nhỏ không nên bỏ qua
- Nên có Avatar ở tài khoản email
- Nên trả lời email không quá 8h làm việc. Đợi chờ không phải là hạnh phúc đâu.
- Nên biết sử dụng CC/BCC đúng cách
- Nên kiểm tra kỹ danh sách người nhận trước khi gửi
- Nên kiểm tra kỹ file đính kèm đã có hay chưa
- Không nên viết mail bằng chữ in hoa
Email mẫu