Chắc chắn rằng bất cứ bạn nào đang làm với công ty Nhật Bản, hoặc làm trong công ty có đối tác Nhật Bản đều từng nghe và áp dụng “horenso”. Tuy nhiên, hầu hết đều là tài liệu về horenso là tài liệu training nội bộ và các tài liệu tiếng Việt trên mạng thì tôi thấy không đầy đủ. Do vậy, trong bài viết đầu tiên của mình, tôi sẽ viết về chủ đề hết sức quen thuộc – “horenso” – phương pháp làm việc nhóm được áp dụng để nâng cao năng suất lao động và có lẽ được áp dụng trong hầu hết các doanh nghiệp Nhật.
Vậy “horenso” là gì? Trong tiếng Nhật thì “horenso” là viết tắt của 報告・連絡・相談.
Horenso（報・連・相） = Houkoku（報告） + Renraku（連絡） + Soudan（相談）= Báo cáo + Liên lạc + Trao đổi
- Houkoku là việc cấp dưới báo cáo tiến độ, kết quả công việc được giao bởi cấp trên.
- Renraku là việc liên lạc, truyền tải thông tin tới các bên liên quan, như liên lạc giữa bộ phận nhân sự với toàn bộ nhân viên, liên lạc giữa team leader và các member trong team…
- Soudan là trao đổi, bàn bạc khi khi muốn hỏi ý kiến, lời khuyên của cấp trên, đồng nghiệp.
Đọc tới đây, xin các bạn dừng lại một phút tự hỏi xem bản thân đã bao giờ cảm thấy thật phiền phức khi phải báo cáo cuối ngày, khai timesheet hoặc tặc lưỡi cho rằng không liên lạc với team khi mình đi muộn cũng không sao bao giờ chưa?
Trước hết hãy cùng xem xét vài trường hợp khi không thực hiện “horenso”:
- Khi không báo cáo:
- Việc bạn không báo cáo tiến độ công việc được giao sẽ khiến cấp trên hoặc khách hàng lo lắng, bất an. Trong trường hợp này,cấp trên hoặc khách hàng sẽ phải hỏi để xác nhận lại, dẫn tới tốn chi phí quản lý. Nếu việc này diễn ra lâu dài sẽ làm người khác có cảm giác bạn làm việc thụ động, và không giao cho bạn các công việc quan trọng nữa.
- Khi tiến độ dự án bị thay đổi (phát sinh do estimate sai, hiểu sai yêu cầu…) nhưng không được báo cáo, cấp trên không kịp có các action hợp lý.
- Khi không liên lạc
- Bạn đi làm muộn nhưng không liên lạc trước, sẽ khiến đồng nghiệp, cấp trên lo lắng. Ví dụ: có ốm đau gì không, trên đường đi có vấn đề gì hay không…
- Trước cuộc họp không có liên lạc → người tham gia họp không kịp chuẩn bị nội dung họp, cũng như ảnh hưởng tới plan ngày của người khác.
- Khi không trao đổi, bàn bạc
- Gặp vấn đề không hiểu, tuỳ ý làm theo suy nghĩ của bản thân mà không trao đổi với người khác sẽ dẫn tới khả năng đập đi làm lại khá cao.
- Dự án có khả năng bị chậm deadline, bạn không trao đổi bàn bạc, ôm bom tới tận giây phút cuối cùng → đương nhiên là leader ăn hành.
Hậu quả không chỉ là cá nhân bạn bị đánh giá thấp, mà còn gây ra không khí nặng khiến cả team hay cả công ty bị giảm performance, ảnh hưởng tới lợi ích của tập thể.
Bạn được nghe ra rả về việc là “horenso” quan trọng, rồi được nhắc nhở là phải “horenso”. Vậy “horenso” thế nào cho đúng? “Horenso” có những điểm quan trọng nào? Chúng ta sẽ đi theo từng khía cạnh: báo cáo, liên lạc và trao đổi.
Điểm quan trọng nhất trong “báo cáo” là thời điểm và phương pháp báo cáo.
Ví dụ về thời điểm báo báo ở đây có thể là:
- Khi hoàn thành xong task
- Báo cáo theo milestone với task lớn, dài hơi
- Báo cáo khi có thông tin mới, báo cáo khi xảy ra sự cố, vấn đề
Đã bao giờ bạn gặp trường hợp team member commit với bạn là 16h xong task, nhưng 16h bạn phải hỏi lại member ấy tiến độ công việc, rồi lại nhận được câu trả lời là task chưa xong và không đi kèm thông tin là deadline mới là khi nào chưa :v ? Báo cáo đúng thời điểm, sẽ làm giảm những tổn thất không cẩn thiết và người khác có được cảm giác yên tâm khi cùng làm việc với bạn.
Tuỳ vào nội dung báo cáo sẽ có các phương pháp báo cáo khác nhau, về cơ bản là chia thành 2 phương pháp: báo cáo nhanh bằng cách nói trực tiếp (qua đường miệng :v ) và báo cáo cụ thể, rõ ràng bằng văn bản, đồ thị. Cụ thể về các phương pháp này thì mời các bạn đón đọc phần 2 trong bài blog tiếp theo nhé.
Trong việc liên lạc với phương châm là càng ngắn gọn càng tốt, tuỳ thuộc vào hiện tượng, nội dung, mức độ khẩn cấp quan trọng của sự việc mà có các hình thức liên lạc khác nhau; với mục đích cuối cùng là đem lại một “mutual understanding”.
- Báo cáo nhanh bằng cách nói trực tiếp hoặc gọi điện
- Báo cáo thông qua họp đầu ngày hoặc thông qua bảng tin
- Báo cáo bằng văn bản
Trong “trao đổi, bàn bạc” thì cần chú trọng nhất là thông tin được truyền tải.
Thông tin cần được chắt lọc, sắp xếp và đảm bảo được :
- Tình trạng hiện tại của những vấn đề muốn trao đổi, bàn bạc
- Những việc đã làm, lý do gì mà những việc này khôgn mang lại kết quả mong muốn
- Kết quả mong muốn sau khi trao đổi, bàn bạc
- Tại sao nhiều lúc bản thân áp dụng “horenso” mà kết quả vẫn không như ý muốn?
- Cấp dưới đối với cấp trên thì đương nhiên là phải “báo cáo” rồi, thế ngược lại cấp trên đối với cấp dưới thì như thế nào?
Mời các bạn đón đọc phần 2 với các điểm chính như dưới đây:
– Tại sao mãi vẫn không áp dụng được Horenso một cách đúng đắn
– Chi tiết hơn về cách thức, phương pháp “horenso”
– Một số tình huống failed khi “horenso”
– Đặt ra rule trong “horenso”
– Uỷ thác là gì? Kết hợp giữa “horenso” và uỷ thác.